Indsatsplan ved længerevarende IT-nedbrud (+ 24 timer)

Situation

I tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud følger alle enheder indenfor LAER disse overordnede retningslinjer, tilpasses den enkelte enhed efter behov.

Alarmering

Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til IT-ansvarlig, Lena, tlf: 72 36 60 14

IT-ansvarlig kontakter andre skoler/institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.

Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.

Skolens ledelse kontakter nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder).

IT-ansvarlig kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud; dels for at orientere om problemet, og for at finde ud af, hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.

Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på

7236 4377 eller der skrives til isikkerhed@holb.dk

IT-vagten/Vagttelefonen kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på 72 36 1234.

It-vagten/Vagttelefonen omfatter udelukkende kritisk IT f.eks. fejl eller nedbrud på:

• fiberforbindelser
• telefoniplatform
• netværk
• Office365 (generelt).

Opgaver

• Forsøg at afdække årsager til og omfanget af problemet.
• Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages [Pasning af børn op til 3. klasse samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for børn og unge – også i krisesituationer].
• Børn/unge med særlige behov skal sikres – fx ift. vigtig medicin.

Handling

Den enkelte enhed skal lave en lokal indsatsplan med beskrivelse af, hvilke oplysninger, der er vigtige at sikre adgang til i tilfælde af et IT-nedbrud, og hvordan dette lavpraktisk kan gøres.

Enhederne bør overveje følgende:

• Hvordan tilgås /indhentes nødvendige oplysninger om børnene/de unge, når/hvis kritiske systemer er ’nede’?
• Overblik over børnene – hvordan?
• Adgang til kontaktoplysninger og anden vigtig information om børn og forældre – hvordan?
• Medicinhåndtering – hvordan sikres adgangen til disse oplysninger?

Ledelse og organisation

Alle enheder/arbejdspladser udpeger en lokal krisestab. Krisestaben består på Tølløse Skole af ledelsen Steen Windfeldt, Mette Reichenbach og Rasmus Nederskov. Se 'Delplan for læring og trivsel' for uddybelse af rollerne.

• Ledelsen eller dennes nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder) koordinerer indsatsen - evt. i samarbejde med kommunens IT-afdeling.
• Ledelsen sørger for at holde medarbejderne orienteret.
• I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen: nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder) informerer chef for Læring og Trivsel, Karina Møller som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.

Kommunikation

Se afsnit om ’Alarmering’

Ledelsen eller nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder):

• varetager informeringen af og formidlingen til medarbejdere og forældre.
• varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.

Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere (at elektronisk information ikke kan sendes og modtages).

Bemanding og udstyr

Ledelsen vurderer behovet for ekstra bemanding, - fx ved behov for udførelse af flere ’manuelle’ opgaver grundet manglende adgang til fagsystemer e.l.

Hvilket udstyr der skal anvendes til sikring af kritiske data besluttes lokalt og nedfældes i en lokal indsatsplan.

Kontaktoplysninger

It ansvarlig telefonnummer: 72 36 60 14

Ledelsen på Tølløse Skole:

• Steen Windfeldt: 72 36 30 74
• Mette Sand Reichenbach: 72 36 88 33
• Rasmus Nederskov: 72 36 19 07

• Kommunens IT-afdeling: 72 36 4377/ isikkerhed@holb.dk Udenfor alm. arbejdstid: 72 36 1234 (IT-vagten).
• Chef for Læring og Trivsel, Karina Møller:7236 2062, kmoll@holb.dk
• Alternativt leder af Fagcenter for Læring og Trivsel, Lasse Sømmergaard: 7236 3673, lasso@holb.dk

Evt. andre opmærksomhedspunkter

Opbevaring af personfølsomme oplysninger i tilfælde af fysiske udskrifter mv., brug af harddisk, USB osv. [GDPR]

’ Dobbeltlås-princippet’. (fysiske dokumenter låses inde i et skab i et aflåst rum).

Opdatering/ændring

Opdateret af Lærke Christiansson den 2-10-2023